Come impostare il messaggio di uscita dall'ufficio in Microsoft Teams

Se stai andando in congedo, è una buona idea impostare avvisi Out of Office per cose che vanno oltre l'email. Per esempio, è possibile impostare un messaggio 'Out of Office' nell'app Microsoft Teams e far sapere agli altri della vostra indisponibilità. Mettere un messaggio di questo tipo renderà i tuoi compagni di squadra consapevoli della tua assenza.

Ecco come puoi impostare un messaggio fuori ufficio in Microsoft Teams.

Impostare Out of Office in Microsoft Teams

Microsoft Teams per Windows e Mac usa la stessa interfaccia utente. I passi per utilizzare la funzione Fuori sede su entrambe le piattaforme rimangono identici.

Segui i passi seguenti per utilizzare e impostare il messaggio Out of Office in Microsoft Teams.

Passo 1:Apri l'applicazione Microsoft Teams sul tuo computer.

Passo 2:Seleziona la Squadra pertinente dalla barra laterale sinistra.

Passo 3:Clicca sulla foto del profilo in alto.

Passo 4:Selezionare Imposta messaggio di stato.

Passo 5:Clicca sul pulsante 'Pianifica fuori ufficio' e si aprirà un menu dedicato a Fuori ufficio.

Passo 6:Attiva Attiva le risposte automatiche toggle.

Passo 7:Impostare il messaggio Out of office.

Nota che il tuo messaggio aggiunto apparirà quando le persone cercheranno di contattarti in Team o di aprire il tuo profilo. Le squadre lo invieranno come risposta automatica in Outlook.

Una volta aggiunto il messaggio fuori ufficio, avete due opzioni da scegliere dallo stesso menu. Impariamo a conoscerli.

Inviare risposte al di fuori della mia organizzazione:Se preferisci inviare un messaggio automatico ai contatti al di fuori della tua organizzazione, clicca sulla casella accanto a "Invia risposte al di fuori della mia organizzazione".Le squadre ti permetteranno di scegliere tra "Solo ai tuoi contatti" e "Tutti i mittenti esterni".

Puoi impostare diversi messaggi per i tuoi contatti solo dalla finestra di dialogo sottostante. Se volete mantenere lo stesso messaggio fuori ufficio, copiate/incollate il messaggio di cui sopra.

Invia risposte solo durante un periodo di tempo:Questo è un must per chiunque cerchi di impostare i messaggi fuori ufficio in Teams. Abilita la casella del periodo e ti chiederà di aggiungere le date di inizio e fine con l'ora.

Supponiamo che siate fuori per una settimana. È possibile aggiungere date di inizio e fine e specificare l'ora per programmare un messaggio fuori ufficio.

Impostare Fuori sede dalle impostazioni di Team

Puoi accedere alla stessa opzione dal menu delle impostazioni di Teams e impostare il messaggio di uscita dall'ufficio.

Passo 1:Apri l'applicazione Microsoft Teams e clicca sul menu a tre punti accanto all'immagine del profilo.

Passo 2:Vai a Impostazioni.

Passo 3:Seleziona Generale e scorri fino in fondo.

Passo 4:Clicca su Schedule, e si aprirà un menu familiare come sopra per impostare lo stato di fuori ufficio.

Modifica fuori ufficio in squadre da Microsoft Outlook

Una volta impostato il fuori ufficio in Microsoft Teams, viene automaticamente sincronizzato con la posta elettronica di Microsoft Outlook. Ecco come puoi modificare fuori ufficio in Outlook e aggiornare lo stesso messaggio in Teams.

Passo 1:Aprire l'applicazione Microsoft Outlook su Windows.

Passo 2:Clicca su File in alto.

Passo 3:Seleziona Risposte automatiche.

Passo 4:Vedrai lo stesso messaggio che hai impostato in Microsoft Teams.

Passo 5:Se si modifica il messaggio fuori ufficio, la stessa modifica si rifletterà anche sull'app Microsoft Teams.

Impostare il messaggio di stato nelle app mobili di Teams

Non c'è modo di impostare un messaggio fuori ufficio nelle app mobili di Microsoft Teams. Tuttavia, è possibile impostare un messaggio di stato normale e cancellarlo dopo un tempo stabilito.

Questo è utile quando si è in una riunione o si sta lontani da Teams per qualche ora. Ecco come potete usarlo.

Passo 1:Aprire l'app Microsoft Teams su iPhone o Android (entrambi usano la stessa UI).

Passo 2:Tocca l'icona del profilo in alto.

Passo 3:Selezionare il messaggio di stato Set status.

Passo 4:Aggiungi un messaggio di stato, abilita il toggle Mostra quando la gente mi manda un messaggio.

Passo 5:Impostare il timer per cancellare automaticamente il messaggio dopo il tempo stabilito.

Premi Done in alto, e i tuoi contatti vedranno il messaggio di stato impostato ogni volta che proveranno a mandarti un messaggio in Team.

Se sei lontano da Microsoft Teams per un motivo specifico, puoi usare questa funzione invece di cambiare semplicemente lo stato di Teams nell'app.

Impostare una comunicazione chiara nelle squadre

Sembra professionale quando si imposta un messaggio fuori ufficio in Teams per far sapere agli altri il motivo e il tempo possibile per aspettarsi una risposta. Tenete a mente che lo stesso messaggio fuori ufficio viene sincronizzato anche con la posta elettronica di Outlook.