Oltre alle applicazioni di produttività come Teams, OneNote e la suite Office, Microsoft offre anche un software di gestione dei progetti/database chiamato Microsoft Lists.Inizialmente limitato a Microsoft 365 Enterprise e gli utenti di istruzione, l'azienda sta accettando gli utenti generali per l'applicazione pure.Se vuoi fare una prova, ecco i migliori consigli e trucchi di Microsoft Lists per diverse attività, come una lista di controllo per una facile esperienza di onboarding.
Hai due opzioni per creare liste in Microsoft Lists – iniziare da zero o utilizzare uno dei modelli incorporati. Dalla home di Microsoft Lists, clicca su New list e scegli uno dei modelli predefiniti.
In base al tuo utilizzo o alle tue preferenze, puoi selezionare un modello come issue tracker, Travel requests, Content schedule, ecc.A differenza di Notion, non c'è modo di passare attraverso i modelli fatti dalla comunità in Microsoft Lists.
Una volta selezionato un modello, clicca su Use template, e sei pronto per utilizzarlo all'interno del tuo account.
Quando si ha a che fare con decine di liste in Microsoft Lists, è importante personalizzarle in modo da non avere difficoltà a trovare una lista pertinente.
Quando crei una nuova lista, puoi darle un nome unico, una descrizione e scegliere un colore e un'icona.Le opzioni sono limitate, ma è ancora meglio di rivali come Trello.
In base al modello selezionato, hai diverse opzioni per aggiungere una voce a Microsoft Lists.
Premi il pulsante Aggiungi nuovo elemento in alto e si aprirà un menu per aggiungere i dettagli del compito/problema come titolo, descrizione, stato, data di scadenza, data di pubblicazione, URL pubblicato e altro.
È possibile visualizzare le voci aggiunte anche nel formato Calendario e Galleria.Ecco come.
Passo 1:Clicca sull'icona + in alto, e si aprirà il menu Create view.
Passo 2:Seleziona Calendario o Galleria nel menu Mostra come.
Premi il pulsante Crea in basso, e puoi controllare la nuova vista dal menu a tre punti.
Per impostazione predefinita, Microsoft Lists disabilita la modifica nelle liste direttamente.Devi selezionare una lista e cliccare sull'icona di modifica in alto per fare delle modifiche.Può richiedere molto tempo.Invece, puoi cliccare su 'Exit grid view,' e aggiungere direttamente nuove voci e modificare quelle esistenti.
In base al modello selezionato, le Liste saranno dotate delle colonne necessarie.Puoi scorrere orizzontalmente e cliccare sull'opzione Add column per selezionare il tipo di colonna che vuoi aggiungere a Lists.
È possibile selezionare una singola riga di testo, più righe di testo, numero, sondaggio Sì/No, persona e altro.
Puoi anche selezionare le colonne esistenti e cliccare sulla freccia verso il basso per cancellarle.
Quando si lavora con più progetti, issue tracker e altri database, può essere difficile cercare una lista che si sta cercando.
Dalla home di Microsoft Lists, clicca sulla piccola icona a forma di stella in cima alla lista, e il software la aggiungerà tra i preferiti.Ora puoi accedervi facilmente dal menu separato dei preferiti.
Vuoi modificare una colonna esistente con più dettagli?Puoi farlo facilmente dal menu Modifica colonna.
Prendiamo la colonna Status come esempio e modifichiamola nella lista.
Passo 1:Clicca sull'icona della freccia verso il basso accanto alla colonna Stato.
Passo 2:Vai su Column settings e seleziona Edit.
Passo 3:Puoi aggiungere un nuovo Nome, una Descrizione, cambiare il Tipo di colonna e persino apportare modifiche alle Scelte in uscita.
Puoi anche espandere il menu delle altre opzioni e permettere la selezione a scelta multipla per le colonne.Premi il pulsante Salva per applicare tutte le modifiche.
Mentre Microsoft Lists è ideale per uso personale ed è utilizzabile anche con i membri del team.Puoi tenere traccia di problemi, risorse, routine, contatti, inventario e altro ancora con la collaborazione degli altri.
Dalla home di Lists, clicca sul menu a tre punti e seleziona Share.Puoi condividere un link al progetto e anche andare nel menu delle impostazioni del link per fare delle modifiche.
Dal menu delle impostazioni dei collegamenti, è possibile aggiungere elementi di modifica, impostare date di scadenza e anche impostare una password per impedire l'accesso non autorizzato alla lista.
Se vuoi modificare l'elenco esistente in Microsoft Excel o condividere l'intero elenco in formato CSV, clicca su Export to CSV, e il browser scaricherà l'elenco in file CSV.
Microsoft Lists per i consumatori manca ancora di chicche come le regole per creare automazione nella lista e l'accesso all'app mobile.È disponibile solo per gli utenti Education e Enterprise.
Microsoft Lists colma un'importante lacuna nell'ecosistema Microsoft 365.Non è più necessario affidarsi ad app come Trello o Notion per creare database o gestire progetti.Puoi fare tutto in Lists usando la sua stretta integrazione con le app di Office.Come pensate di usare Microsoft Lists?Condividi le tue idee nei commenti qui sotto.
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