Come assicurarsi che gli invitati alle riunioni di Microsoft Teams aspettino nella hall

Microsoft Teams cerca di replicare e migliorare l'esperienza di riunione virtuale per gli utenti.Aiuta a garantire che l'esperienza di riunione virtuale degli utenti abbia poca o nessuna differenza rispetto alle riunioni fisiche.Un esempio è la funzione di lobby su Microsoft Teams.

In genere, un addetto alla porta controlla l'accesso a una sala riunioni.Questo impedisce agli ospiti non invitati di fare irruzione o assicura che gli ospiti della riunione abbiano tutto il tempo per sistemarsi prima che altri ospiti si uniscano.La funzione lobby di Microsoft Teams funziona proprio come una sala d'attesa fisica.Ecco due modi per attivarlo per le vostre riunioni virtuali.

Cose da notare quando si gestisce la lobby di Microsoft Teams

Ecco le cose da tenere a mente quando si cerca di controllare l'accesso degli invitati alle riunioni:

• Per alcune organizzazioni, l'amministratore dell'organizzazione controlla le impostazioni predefinite dei partecipanti alla riunione.
• Come organizzatore di una riunione, se hai dei partecipanti della tua organizzazione invitati, potrebbero essere autorizzati a bypassare la sala riunioni per default.

Abilitare la lobby modificando le opzioni delle riunioni

Se l'amministratore della tua organizzazione controlla le impostazioni predefinite della riunione, puoi ancora gestire l'accesso alla tua riunione.Prima che la riunione inizi, puoi farlo con le opzioni della riunione.Ecco come funziona:

Passo 1:Lancia la tua app Microsoft Teams.

Passo 2:Clicca sull'icona del calendario nella colonna di sinistra.

Passo 3:Clicca sull'icona Nuova riunione per programmare una riunione nell'angolo più a destra.

Passo 4:Aggiungete i partecipanti richiesti e altri dettagli della riunione e inviate l'invito.

Passo 5:Tornate alla vista del calendario e aprite la riunione che avete appena programmato.

Passo 6:Clicca sul pop-out per aprire le impostazioni della riunione.

Passo 7:Vai alle opzioni nella parte superiore di Microsoft Teams e seleziona Opzioni riunione.Questo lancerà una pagina nel tuo browser web.

Passo 8:Sulle opzioni mostrate per la vostra nuova riunione.Clicca sul menu a tendina accanto all'opzione "Chi può bypassare la lobby?

Passo 9:Clicca sulla freccia a discesa per rivelare una lista di opzioni e seleziona "Solo io" in fondo alla lista.

Passo 10:Cliccare sul pulsante Salva.

Passo 11:Partecipa alla riunione e aspetta le tue piattaforme d'incontro.Quando uno di loro si unisce alla riunione, dovresti ricevere un messaggio che ti informa dei partecipanti all'ingresso.

Passo 12:Puoi cliccare su Ammetti per aggiungere uno qualsiasi di loro alla riunione.D'altra parte, puoi cliccare su View lobby per vedere tutti i presenti nella lobby.

Passo 13:Vai al pannello sulla destra per vedere tutte le persone nella lobby.Puoi scegliere di ammettere o rifiutare i partecipanti cliccando rispettivamente su √ (controllo) o × (croce).

È possibile optare per altre impostazioni quando si sceglie chi può bypassare la lobby.Per esempio, se scegliete Persone che invito, solo queste persone possono bypassare l'ingresso per quella riunione.

Abilitare la lobby cambiando le impostazioni dei partecipanti

Se dimenticate di regolare le opzioni di riunione prima di iniziarne una, non preoccupatevi.Puoi ancora limitare l'accesso per gli altri invitati.Tutto quello che dovete fare è cambiare le impostazioni dei partecipanti durante la riunione.Ecco come funziona:

Passo 1:Nella finestra della riunione di Teams, sposta il tuo cursore a destra e clicca sul pulsante con le tre ellissi, altrimenti noto come Altre azioni.

Passo 2:Clicca su Opzioni riunione e questo dovrebbe aprire un nuovo riquadro nella tua finestra della riunione.

Passo 3:Sulle opzioni mostrate per la vostra nuova riunione.Fare clic sul menu a tendina accanto a Chi può bypassare la lobby?

Passo 4:Clicca sulla freccia a discesa per rivelare un elenco di opzioni e seleziona Solo io.

Passo 5:Cliccare su Salva.

Passo 6:Ritornate alla vostra riunione, e i nuovi partecipanti vi aspetteranno nell'atrio.Quando uno di loro si unisce alla riunione, si dovrebbe ottenere un prompt che informa dei partecipanti all'ingresso.

Passo 7:Puoi cliccare su Ammetti per aggiungere uno qualsiasi di loro alla riunione.D'altra parte, puoi cliccare su View lobby per vedere tutti i presenti nella lobby.

Passo 8:Vai al pannello sulla destra per vedere tutte le persone nella lobby.Puoi scegliere di ammettere o rifiutare i partecipanti cliccando rispettivamente su √ (controllo) o × (croce).

Scaricare la partecipazione alle riunioni delle squadre

Se hai più individui nella tua lista di invitati alla riunione, potrebbe essere difficile tenere traccia di chi era presente.Per risparmiarsi il fastidio di prendere mentalmente le note, si può scaricare il Teams Meeting Attendance durante e dopo la riunione.