Come creare modelli di e-mail in Microsoft Outlook

Uno dei modi migliori per risparmiare tempo nei compiti ripetitivi è la creazione di modelli. Il modello aiuta a fornire una struttura o una forma per qualsiasi contenuto. Per esempio, in Microsoft Outlook, gli utenti possono creare modelli di e-mail invece di creare e-mail da zero ogni volta.

Questi modelli di e-mail sono utili quando le e-mail in uscita hanno lo stesso contenuto o una struttura simile. Per creare un modello di e-mail su Microsoft Outlook, gli utenti possono utilizzare la funzione Quick Parts o l'add-in My Templates. Ecco come funziona:

Creare modelli di e-mail utilizzando parti rapide in Microsoft Outlook

Quick Parts è una galleria in Microsoft Outlook che contiene contenuti riutilizzabili come testo e immagini. Gli utenti possono comodamente selezionare questi elementi e inserirli in e-mail, richieste di riunioni, attività, ecc. Ecco come usare Quick Parts per creare un modello di email:

Nota:Microsoft ha introdotto Quick Parts in Outlook 2007 per sostituire AutoText che era presente nelle versioni precedenti.

Passo 1:Avvia Microsoft Outlook sul tuo computer.

Passo 2:Dalla barra multifunzione, seleziona New Email per creare la mail da salvare come modello.

Passo 3:Evidenzia il testo della mail.

Passo 4:Clicca sulla scheda Inserisci e nel gruppo Testo, clicca sulla discesa Parti rapide.

Passo 5:Dalle opzioni elencate, selezionare Save Selection to Quick Part Gallery per lanciare una finestra di dialogo.

Passo 6:All'interno della finestra di dialogo, compila i dettagli rilevanti per i campi sottostanti:

• Nome:Questo è l'identificatore unico per ogni voce. Quick Parts elenca i nomi in ordine alfabetico. Lo troverete molto utile quando avete diverse voci.
• Galleria:Outlook vi aiuta a salvare il contenuto di Quick Parts in gallerie specifiche. Questo è molto utile quando si hanno tonnellate di modelli memorizzati.
• Categoria:Dovresti attenerti a Generale, tranne quando hai bisogno di un raggruppamento aggiuntivo per i tuoi modelli. Le categorie sono come sottocartelle e appartengono alle gallerie.
• Descrizione:Questo è un commento che aiuta a descrivere ogni voce o modello. Non si vede mai questo attributo, quindi non c'è bisogno di preoccuparsene.
• Salva in:Per assicurarsi che il contenuto sia disponibile per l'uso nelle e-mail di Outlook, usate NormalEmail.dotm. Puoi anche isolare le voci per modello.
• Opzioni:Questo attributo aiuta a determinare come inserire ogni voce.

Passo 7:Clicca su OK per salvare i dettagli della tua nuova voce. Puoi sempre accedere a questa voce per diversi scopi, compresa la creazione di e-mail.

Passo 8:Per utilizzare il nuovo modello, vai alla parte dell'e-mail in cui hai bisogno che il modello appaia.

Passo 9:Selezionate Quick Parts e cliccate sul modello da utilizzare.

Nota:Qualsiasi elemento salvato in Quick Parts è disponibile solo localmente sul PC.

Creare un modello di e-mail utilizzando l'add-in My Templates

My Templates è un add-in fornito da Microsoft per facilitare l'inserimento di testo con un solo clic. Con questa funzione, gli utenti possono memorizzare frasi di uso frequente e aggiungerle alle e-mail quando necessario. Questa funzione è preinstallata su Outlook; tuttavia, gli utenti devono avere un account di posta elettronica con un server Microsoft Exchange.

Ecco come usare l'add-in My Templates:

Nota:L'add-in My Templates è disponibile su Microsoft Outlook 2019, 2016 e 2013 e su Microsoft 365.

Passo 1:Avviare Microsoft Outlook.

Passo 2:Dalla barra multifunzione, seleziona Nuova e-mail.

Passo 3:Nella scheda Messaggi e all'interno del gruppo I miei modelli, clicca su Visualizza modelli.

Nota:Se il componente aggiuntivo View Templates non è preconfigurato sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona File e Gestisci componenti aggiuntivi per installarlo.

Passo 4:Nella nuova finestra di dialogo, cliccate su Template.

Passo 5:Nelle caselle di testo vuote, fornisci un titolo e il corpo dell'e-mail.

Passo 6:Clicca su Salva per assicurarti che il modello sia disponibile ogni volta che ne hai bisogno.

Passo 7:Clicca sul modello appena creato per trasferirlo nel corpo dell'e-mail.

Nota:I modelli creati utilizzando l'add-in My Templates sono memorizzati nella tua casella di posta elettronica e sono accessibili da qualsiasi luogo.

Creare modelli di e-mail in Gmail

Utilizzando la funzione Quick Parts o l'add-in My Templates, è possibile creare facilmente semplici modelli su Microsoft Outlook. Puoi anche creare modelli su altre applicazioni di posta come Gmail usando Gorgias.