Come condividere un file di Excel 2019

La maggior parte degli utenti della suite di Office come altre persone, ad esempio amici o colleghi, per aiutarci con i compiti di inserimento dei dati e la modifica di file di Excel, soprattutto se è coinvolto. Questa è un'alternativa molto pratico perché il detto "l'unità fa la forza" si applica, ed è per questo la condivisione ci può aiutare a rafforzare questo detto. Per questo Microsoft ha integrato all'interno della sua ultima edizione di Microsoft Excel 2019 la possibilità di condividere un file con più utenti in modo che ognuno contribuisca le loro conoscenze o responsabilità lì e gestire così i dati in modo molto più organizzato ..

non è necessario che si ricorre a quello che siamo abituati a fare in un processo di invio di file per posta a ciascun utente in quanto ciò potrebbe incorrere edizioni inappropriati o falle nella sicurezza.

permessi modificabili But con questa nuova funzione di condivisione possiamo dimenticare questi errori dal momento che saremo in grado di concedere autorizzazioni ad altri utenti come:

• Vedere il libro di Excel 2019.

• Commento cellule o i dati memorizzati lì.

• Modifica il contenuto delle pagine del libro.

Requisiti Per utilizzare questa funzione, è richiesta la seguente:

• Entra con il nostro account di Microsoft in Office 2019.

• Salvare il documento in Microsoft Onedrive in modo che sia disponibile per tutti gli utenti di assegnare.

Per salvare il nostro file in the cloud, Microsoft Onedrive, dobbiamo cliccare sul pulsante Salva (se è la prima volta che il libro sarà salvato) oppure sul pulsante Salva con nome (se ne ha già stati salvati), poi, nella finestra espansa selezioneremo l'OneDrive l'opzione e ci saremo assegnare il nome desiderato:

TechnoWikis spiegherà in dettaglio nei seguenti passi come è possibile condividere un file in Excel 2019 e quindi non avere mal di testa a cambiamenti futuri. Qualcosa da tenere a mente è che il momento condividiamo un file Excel 2019 da alcune azioni predefinite sono limitate su di esso, a meno che noi autorizziamo l'edizione, alcune delle restrizioni sono:

Restrizioni quando la condivisione

• Aggiungere grafica

• Eseguire la convalida dei dati

• Utilizzare le formule di matrice
• eseguire le macro

• Applica formato condizionale

• creare tabelle e report di tabelle dinamiche e un po 'di più.

Con questo in mente vedremo come possiamo condividere il file avanti e indietrom si godono l'aiuto dei nostri colleghi ..

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1. Come condividere un file in Microsoft Excel 2019

Passo 1 per realizzare questo processo, apriamo il libro di Excel per condividere e fare clic sull'opzione "Condividi" che si trova nell'angolo in alto a destra dei menu, possiamo vedere che se la cartella di lavoro di Excel non è nella nuvola ci viene chiesto di svolgere quel lavoro: Fase 2 Una volta salvare il documento si può vedere nella parte inferiore di questo così come le opzioni di condivisione integrate in Excel 2019: Fase 3 ci troviamo le seguenti opzioni per configurare in modo che il nostro compito è svolta aperfezione come TechnoWikis vuole:

• Nel campo invitare le persone dobbiamo inserire il nome degli utenti con cui il file deve essere condivisa o la posta elettronica.

• Nella parte inferiore il livello di autorizzazione assegnato sarà disponibile, ci sono le opzioni possono modificare (consente a tutti gli utenti di apportare modifiche al libro) o può visualizzare (editing di file è limitato) .

• Nel campo inferiore si può aggiungere un messaggio, se vogliamo.

Passo 4 di Microsoft Excel 2019 aggiunge un'ulteriore opzione denominata Share cambia automaticamente, questo ci permette di essere a conoscenza di tutte le modifiche apportate al file in tempo reale, le opzioni disponibili sono Ask Me, sempre o mai. Per condividere il file di Excel 2019 abbiamo due opzioni che sono:

• Fare clic sul pulsante "Condividi", che verrà automatcamente fare il compito per noi e inviare un collegamento ai conti inseriti.

• Se si vuole fare questa operazione manualmente, è necessario fare clic sulla riga "Ottenere un link da condividere" che si trova in basso e questa copia e inviarlo per il supporto desiderato, e-mail, chat, ecc

Passo 5 Una volta che il file è condiviso, sarà possibile vedere nel campo dei proprietari l'utente che è stato aggiunto, nonché il permesso concesso: Passo 6 Se scegliamo di usare il forma manuale, in TechnoWikis sappiamo che molti utenti piace fare le cose più personali, siamo in grado di fare clic sulla linea menzionata e la finestra seguente verrà visualizzato in cui abbiamo due tipi di link:

• ottenere un link in modo che gli utenti possono modificare.
• Ottieni un link in modo da poter visualizzare solo il file.

Passo 7 che ci selezionare °e di collegamento più appropriata e verrà visualizzato il seguente: Passo 8 Vi cliccare sul pulsante "Copia" e questo link verrà inviato all'utente desiderato. Se si sceglie questo metodo vedremo la linea "Gli utenti con Modifica collegamenti" nel campo "proprietari": Passo 9 Quando usiamo questo metodo l'utente o gli utenti che abbiamo determinato riceveranno nella loro email rispettivo invito a modificare l'Excel file di 2019. C'è necessario fare clic sul pulsante "Microsoft Onedrive" e come per magia si sarà aiutarci a modificare il libro selezionato.

2. Come condividere un file utilizzando il metodo legacy in Microsoft Excel 2019

Per TechnoWikis è importante, lo è sempre stato e sempre sarà, per offrire ciascuno dei suoi visitatori il meglio alternative per eseguire un compito, per questo motivo vi spiegheremo tegli altro metodo che Excel 2019 ci offre per condividere un libro. Questo viene fatto usando il metodo eredità che ci permette di ospitare il file nella rete locale in modo che gli altri hanno accesso ad esso. Per questo metodo è importante chiarire che Microsoft Onedrive non si applica, quindi dobbiamo usare un percorso condiviso sul nostro computer con la sintassi "\ nome_server \ nome_cartella". Fase 1 Questo metodo comporta andando nella scheda "Review" e utilizzando le opzioni che Microsoft ci dà per eseguire questo, ma oh sorpresa di Microsoft, in Excel 2019 sono nascosti questi pulsanti, quindi dobbiamo diventare maghi per rilevarli, ma TechnoWikis sarà fare questo atto di magia per voi.

Per questo dobbiamo andare al menu File / Opzioni e nella finestra espansa andremo alla sezione "barra di accesso rapido", lì, andiamo al campo "Comandidisponibili" e selezionare l'opzione Tutti i comandi dove avremo il primo posto della linea 'Azione libro (ereditato)':

Passo 2 Clicchiamo sul pulsante 'Aggiungi' e questo processo sarà ripetuto con le seguenti righe:

• Il controllo delle modifiche (ereditato).

• Proteggere condiviso (ereditato).

• Confronta e combinare i libri.

fase 3 aggiungiamo tutte queste opzioni per la barra di accesso rapido di Excel 2019: passo 4 clicchiamo su OK e adesso vedremo queste opzioni nel rapido accesso del 2019 foglio Excel in alto: passo 5 saremo cliccare sul tasto " Condividi libro (ereditato)" e nella finestra aperta attiviamo la casella 'Usa la caratteristica precedente di libri condivisi al posto della nuova esperienza di co-autore':

Passo 6 il co-autorefunzione è quello TechnoWikis spiegato in dettaglio nel processo iniziale utilizzando Microsoft Onedrive e la funzione "Condividi". Dalla scheda "Uso avanzato" saremo in grado di apportare modifiche o azioni quali:

• Definire quanto tempo la cronologia delle modifiche è stata salvata.

• aggiornare le modifiche.

• stampanti configurare o filtri

Passo 7 Una volta che questi processi sono stati definiti, dobbiamo semplicemente cliccare su "Accetto" da applicare, il viene visualizzato seguente messaggio:

Passo 8 Fare clic su OK e ora possiamo vedere nella parte alta che ci sia la scritta "e 'stato condiviso" accanto al nome del file:

Punto 9 da questo punto tutti gli utenti possono accedere al file e lavorare su di esso. Come il nostro obiettivo è la sicurezza delle informazioniregistrati nel foglio di Excel, è possibile proteggere il libro che abbiamo condiviso, per questo clicchiamo sul pulsante Proteggi libro condiviso (ereditato) nella barra di accesso rapido:

Passo 10 Nella finestra che si apre , attiveremo il "Condividi con controllo delle modifiche" scatola. Fare clic su OK per salvare le modifiche

Punto 11 per gestire meglio le modifiche apportate a questo file, clicchiamo sul "controllo Change (ereditato)" e selezionare l'opzione più appropriata:

Passo 12 Con convalida delle modifiche sarà possibile definire a quali criteri valideremo questo:

Passo 13 in base ai criteri selezionati saranno evidenziati i cambiamenti e quando si sposta il mouse che cellule vedrà dettagli come la data del cambiamento e cosa chaESN è stato fatto:

Passo 14 Sarà possibile per molti utenti di avere il libro condiviso aperto e ci vogliono eliminare alcuni di loro. Per questo si clicca di nuovo sul pulsante "Condividi libro (ereditata)" e nella scheda "Modifica" selezionare l'utente desiderato e fare clic sul pulsante "Rimuovi utente":

Passo 15 Nel caso in cui l'utente selezionato è attualmente al lavoro e modificare il libro di Microsoft Excel, un messaggio verrà inviato ad indicare che verranno perse le modifiche non salvate di quell'utente.

Passo 16 Quando non è più necessario condividere il libro di Excel 2019, siamo in grado di interrompere la condivisione utilizzando una delle seguenti opzioni:

• Dal recensione menu Vai al gruppo "Protect" e là cliccare sull'opzione "stop condivisione del libro".

• Cliccando nuovamente sul button "Condividi libro (ereditato") e non disattivare la casella "Usa la funzione precedente di libri condivisi al posto della nuova esperienza di co-autore".

Passo 17 Quando si utilizza uno di questi metodi vedremo il seguente messaggio:

TechnoWikis ha chiaramente spiegato le opzioni per condividere un libro di Excel 2019 e da lì utilizzare uno dei più importanti attività dell'essere umano: il lavoro di squadra.