Come creare un flusso di lavoro in SharePoint Online
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Microsoft ha sviluppato la suite Office con varie applicazioni focalizzate sul lavoro quotidiano di ogni utente e quindi ognuna ha un design speciale, quindi, per gli utenti che gestiscono grandi quantità di dati Excel è il soluzione ideale, per chi deve eseguire presentazioni PowerPoint è tuo alleato come lo è Word per tutti i temi di file ..
Una delle applicazioni che fa parte della suite Office ma non installata di default è SharePoint che possiamo ottenere tramite vari pagamenti
- Carica file su SharePoin t libreria di documenti per accedervi da qualsiasi luogo o dispositivo.
- Lavora con altri utenti sullo stesso documento e contemporaneamente in tempo reale.
- Apri un documento in una raccolta documenti.
- Condividi documenti con più utenti.
- Crea un sito di gruppo.
- Condividi siti diversi .
- Aggiungi un elenco o una raccolta al sito del gruppo e molte altre azioni.
- Una delle attività più eseguite in SharePoint è la creazione di flussi di lavoro.
Di seguito sono riportati i passaggi completi per creare flussi di lavoro in SharePoint 2019 online. Lasciamo anche questo video tutorial come complemento per creare un team o una pagina di comunicazione in SharePoint Online ..
Note importanti:
Ora è possibile prevenire i problemi del PC utilizzando questo strumento, come la protezione contro la perdita di file e il malware. Inoltre, è un ottimo modo per ottimizzare il computer per ottenere le massime prestazioni. Il programma risolve gli errori comuni che potrebbero verificarsi sui sistemi Windows con facilità - non c'è bisogno di ore di risoluzione dei problemi quando si ha la soluzione perfetta a portata di mano:
- Passo 1: Scarica PC Repair & Optimizer Tool (Windows 11, 10, 8, 7, XP, Vista - Certificato Microsoft Gold).
- Passaggio 2: Cliccate su "Start Scan" per trovare i problemi del registro di Windows che potrebbero causare problemi al PC.
- Passaggio 3: Fare clic su "Ripara tutto" per risolvere tutti i problemi.
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1. Cos'è un flusso di lavoro in SharePoint Online
I flussi di lavoro in SharePoint sono stati creati per consentire agli utenti di collaborare sui documenti e da lì gestire le attività del progetto che facilita l'implementazione di processi specifici nei documenti, file o elementi di un sito SharePoint. In questo modo il flusso di lavoro agisce come un insieme di attività automatizzate di documenti ed elementi utilizzando una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale.
Questo a sua volta è associato a una logica aziendale che forma un insieme di istruzioni dove vengono fornite le indicazioni e vengono controllate tutte le azioni che possono influenzare il documento o l'elemento integrato nel flusso di lavoro. Un flusso di lavoro ci offre soluzioni quali:
- Riduzione dei costi.
- Miglioramenti nel tempo per coordinare i processi aziendali.
- Visualizza, modifica o riassegna un'attività del flusso di lavoro per uno o più utenti.
- Raccogli commenti: con questo flusso, un documento o un elemento viene reindirizzato a un gruppo di persone per fornire loro e inviare i loro commenti.
- Approvazione: quando si utilizza questo flusso, il documento o l'elemento è predisposto in modo che un gruppo di persone dia la loro approvazione.
- Raccogli firme: questo flusso indirizza un documento di Microsoft Office a un gruppo di persone in modo che le loro firme digitali vengano raccolte.
- Tre stati: è un flusso di lavoro speciale poiché può essere implementato per i processi di amministrazione in cui è necessario tenere traccia di uno o più volumi di problemi o elementi, ad esempio, assistenza tecnica i ncidents, campagne di vendita, ecc.
- Approvazione della pubblicazione: è un flusso di approvazione identico, perché automatizza l'invio di contenuti a utenti esperti per la revisione e l'approvazione.
- Se un flusso viene aggiunto a un tipo di contenuto elenco, questo flusso sarà abilitato solo per gli elementi dello stesso tipo di contenuto nell'elenco o raccolta associato.
- Se un flusso viene aggiunto direttamente a un elenco o raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi in tale elenco o raccolta in SharePoint
- Se aggiungiamo un flusso a un tipo di contenuto del sito, sarà disponibile solo per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in gli elenchi e le raccolte in cui è stata aggiunta un'istanza con quel contenuto.
- Se si desidera che un flusso di lavoro sia disponibile in tutti gli elenchi o le raccolte di un sito, è necessario creare un flusso del sito.
Microsoft Flow è stato sviluppato per automatizzare le attività tra SharePoint e altri Office 365, nonché servizi di terze parti per ricevere notifiche, sincronizzare file, raccogliere dati e altre attività. Il piano SharePoint può essere acquistato al seguente collegamento. Qui selezioniamo l'opzione che meglio si adatta alle nostre esigenze.
2. Crea flusso di lavoro in SharePoint Online
Per avviare questo processo, andremo al seguente collegamento e inseriremo le credenziali che sono state create quando hai acquistato il piano SharePoint Online:
Vedremo il seguente:
Lì selezioniamo 'SharePoint' e verremo reindirizzati alla seguente finestra:
Lì sarà necessario creare un sito per poter applicare il flusso di lavoro, per questo faremo clic sul pulsante 'Crea un sito' e vedremo quanto segue:
Qui definiamo il tipo di sito da creare, in in questo caso selezioniamo 'Sito di gruppo' e nella finestra successiva definiamo il nome e le impostazioni di privacy:
Fare clic su Avanti e sarà possibile aggiungere altri proprietari, fare clic su Fine per creare te il sito:
Successivamente, creeremo un nuovo elenco, per questo faremo clic sul pulsante Nuovo e lì selezioneremo Elenco:
Nel finestra seguente assegniamo nome e descrizione della lista:
Fare clic su Crea per completare la creazione della nostra lista e verremo reindirizzati a questa finestra dove vedremo le opzioni del creato list:
Lì, all'inizio dell'elenco o della libreria che abbiamo creato, dobbiamo fare clic sull'opzione 'Flusso' e quindi fare clic sull'opzione 'Crea un flusso':
Facendo clic qui verrà visualizzata la seguente barra laterale con vari modelli da utilizzare nel flusso da creare. Possiamo fare clic sulla riga 'Visualizza i flussi' per accedere a più opzioni.
In questo caso, selezioniamo il modello 'Invia un messaggio di posta elettronica' e verremo reindirizzati alla seguente finestra dove vedremo la procedura guidata di Microsoft Flow:
Lì clicchiamo sul pulsante 'Introduzione' per accettare i termini della licenza e accedere a Microsoft Flow.
Vedremo quanto segue:
In base al flusso selezionato, verranno visualizzate le opzioni, fare clic sul pulsante 'Crea flusso' per avviare il processo di configurazione . Un'altra alternativa che abbiamo è quella di andare alla sezione 'Modelli' e da lì accedere a tutte le opzioni disponibili:
Qui possiamo fare clic sul modello desiderato per il flusso in SharePoint Online:
Una volta creato il flusso di lavoro, possiamo andare alla sezione 'I miei flussi' per vederne i dettagli:
In alcuni modelli, sarà necessario applicare qualche tipo di azione su questi, ad esempio, abbiamo selezionato il modello “Inviami la mia posizione per posta”. Una volta iniziato il processo di creazione del flusso, il primo passo da compiere è noto come trigger, che determinerà il modo in cui il flusso deve essere avviato:
In questo caso si inserisce un email nel campo 'Invia mail' e poi cliccare su 'Nuovo passaggio' e possiamo definire l'azione da eseguire. Ricorda che il flusso di lavoro eseguirà queste azioni automaticamente secondo i criteri che indichiamo.
Un punto favorevole di SharePoint è che sarà possibile verificare l'integrità del flusso, per questo clicchiamo sull'opzione “Flow Checker” e possiamo visualizzare sia gli errori che gli avvisi:
Ora, per verificare che il flusso funzioni correttamente, fare clic sul pulsante 'Esegui' e verrà visualizzato quanto segue:
Qui vediamo tipo di template selezionato, oltre all'azione da eseguire, clicchiamo su 'Continua' e vedremo alcune opzioni aggiuntive:
Fare clic su 'Esegui flusso' per eseguire il test e il risultato sarà il seguente:
Se lo desideriamo, possiamo fare clic sulla riga 'Visualizza attività di esecuzione del flusso' per accedere alla cronologia del flusso selezionato:
Ora, questo modello è responsabile dell'invio della nostra posizione all'indirizzo e-mail, quindi, all'indirizzo che indichiamo vedremo quanto segue:
3. Opzioni del flusso di lavoro in SharePoint Online
Quando selezioniamo un flusso creato, possiamo fare clic sull'icona 'Altro' ed eseguire azioni come:
- Esegui il flusso selezionato
- Condividilo con altri utenti
- Crea una copia
- Esporta
- Memorizzala come modello
- Analizzalo
- Rimuovilo
Come vediamo, ogni opzione è completa e pratica. Qualcosa da tenere a mente essenziale per stare al passo con le notifiche, è la possibilità di utilizzare il nostro dispositivo mobile per ricevere notifiche o modificare alcuni parametri, per questo possiamo scaricare l'applicazione Microsoft Flow nei seguenti link. Una volta scaricato e installato, dobbiamo configurare l'account associato a SharePoint per ricevere le notifiche.
Con il flusso di lavoro di SharePoint integrato con Microsoft Flow, abbiamo numerose opzioni di gestione e controllo su aspetti rilevanti della collaborazione di gruppo e ogni sito o libreria che vengono creati ..
