Una delle piattaforme più utilizzate oggi per tutto ciò che riguarda l'invio e la ricezione di e-mail è Outlook che è attualmente nella sua versione 2019. Questa suite integra funzioni speciali per il controllo totale dei messaggi da gestire e una di queste è la funzione di tracciamento. Questa è fondamentalmente una funzione di promemoria tramite e-mail con cui si contrassegna un'e-mail speciale in modo che possiamo lavorarci su in seguito ..
È naturale che riceviamo centinaia di e-mail e dimentichiamo di rispondere o lavorare su una specifica e-mail influenzandone il livello di importanza . Tuttavia, con la funzione di monitoraggio di Outlook, lanceremo avvisi in cui queste e-mail vengono ricordate in base alla data che abbiamo selezionato poiché queste sono integrate con l'elenco delle attività di Outlook. Quando avranno lavorato su di esse e le avremo contrassegnate come completate, queste e-mail verranno eliminate dall'elenco delle attività.
AdminGuides spiegherà come tenere traccia di una e-mail in Outlook 2019 e Outlook 2016
Per dare il via al processo, selezioniamo l'email desiderata e dal menu Start andremo alle 'Etichette' ?? gruppo e lì visualizzeremo il 'Tracking' ?? opzioni:
Possiamo vedere che vengono visualizzate diverse opzioni di monitoraggio. Lì possiamo selezionare la data in cui desideriamo tracciare l'email desiderata. Le opzioni vanno da un giorno a personalizzato.
Quando selezioniamo la data di tracciamento, verrà aggiunto un contrassegno alla posta selezionata sul lato:
Ciascuna delle e-mail che hanno stato contrassegnato verrà aggiunto alle attività di Outlook e ogni bandiera ha un colore che rappresenta il suo livello di importanza in base al numero di giorni scelti:
Quando un'e-mail è stata contrassegnata, possiamo spostarla senza problemi in qualsiasi altra posizione poiché questa rimarrà attiva e visibile nella sezione' Attività 'di Outlook per la gestione da lì ..
Possiamo personalizzare l'avviso di Outlook per quel promemoria, se lo desideriamo torniamo a 'Tracciamento' ?? e questa volta scegliamo il 'Aggiungi avviso' ?? opzione:
Nella finestra pop-up definiremo quanto segue:
Dall'opzione 'Personalizza' possiamo impostare etichette diverse a seconda del caso della posta selezionata, così come definire la data e l'ora di completamento, ora e data dell'avviso:
Una volta definito, fare clic su OK per salvare le modifiche.
Per impostazione predefinita, le attività di Outlook 2016/2019 funzionano in base alla ' Data di scadenza ', questo è ciò che determina quando l'email sarà visibile nell'elenco delle attività.
Possiamo avere una funzione automatica chiamata' Clic rapido ':
Questa funzione ci permette per fare clic su una qualsiasi email una volta e aggiungere un flag predefinito per quell'email, se facciamo clic sull'opzione 'Imposta clic rapido' sarà visualizzato:
Lì definiamo quale flag verrà assegnato all'email in cui viene utilizzata questa funzione, per il suo utilizzo passiamo semplicemente con il mouse sopra l'email e l'icona della bandiera verrà attivata:
Facendo clic su questa icona verrà aggiunta la data di tracciamento come stabilito nella configurazione. Quando avremo lavorato sull'email possiamo fare clic con il tasto destro del mouse su di essa per selezionare l'opzione 'Segna come completata':
Questo stabilirà un segno di convalida che indica che il suddetto messaggio di posta elettronica è stato elaborato:
È così semplice che possiamo lavorare sul monitoraggio della posta elettronica in Outlook 2016 o 2019 ..
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